Auch: Rechnungen aufbewahren
Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, eine Handwerkerrechnung über eine Bauleistung für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Private Auftraggeber müssen die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).
Was die Pflicht für Bauherren bedeutet
Wer als Privatperson eine Sanitär-, Elektro- oder Dacharbeit beauftragt, sollte die Rechnung nicht wegwerfen, sobald die Handwerker fertig sind. Die Aufbewahrungspflicht betrifft Bauleistungen an einem Grundstück und ist eine Nachweispflicht gegenüber der Finanzverwaltung, keine reine Ordnungsfrage. Fehlt die Unterlage, wenn das Finanzamt nachfragt, lässt sich die Zahlung im Zweifel nicht mehr belegen.
Die Frist gilt für die Rechnung selbst, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage – es genügt, wenn eine dieser drei Belegarten aufbewahrt wird.
Länger beim Betrieb als beim privaten Auftraggeber
Der Handwerksbetrieb selbst muss ein Doppel seiner Rechnungen und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren, deutlich länger als der private Auftraggeber. Wer die eigene Rechnung verlegt hat, kann sich beim Betrieb nach einer Kopie erkundigen, da dieser seine Unterlagen ohnehin länger vorhält.
Diese Aufbewahrungspflicht ist von der Verjährung für Mängel und von den Fristen für den Steuerbonus für Handwerkerleistungen zu unterscheiden; dort gelten andere Regeln, zu denen im Zweifel eine Steuerberatung oder das Finanzamt Auskunft gibt.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 14b UStG – § 14b Abs. 1 UStG
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.